Panduan Lengkap Menyusun Proposal (4)

Panduan Lengkap Menyusun Proposal

BIBLIOTIKA - Artikel ini lanjutan artikel sebelumnya (Panduan Lengkap Menyusun Proposal 3). Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik, sebaiknya bacalah artikel sebelumnya terlebih dulu.

Lampiran

Yang dimaksud dengan ‘lampiran’ di sini adalah penyebutan atau pemberitahuan informasi kepada si penerima surat bahwa surat tersebut juga dilampiri dengan sebuah proposal atau lampiran lainnya.

Contoh:

Lamp: 1 (satu) bendel

Hal atau perihal

Bagian ini akan memberitahukan kepada si penerima surat akan tujuan dari pengiriman surat tersebut. Hal atau perihal ini merupakan maksud dan tujuan dari surat itu. Tujuannya tentu saja disesuaikan dengan maksud pengiriman proposal yang disertakan.

Contoh:

Hal: Permohonan bantuan dana

Tujuan atau alamat surat

Bagian ini menyebutkan kepada siapa surat tersebut ditujukan atau dialamatkan. Pada bagian ini bisa disebutkan secara langsung nama dari orang yang dituju, atau hanya menggunakan jabatannya dalam sebuah instansi atau perusahaan.

Contoh:

Kepada Yth.
Bpk/Ibu: ............................................
Di Jakarta

Contoh lain:

Kepada Yth.
Bapak Pimpinan PT. Cemerlang
Di Jakarta

Salam pembuka

Sebagaimana pada surat pengantar umumnya, salam pembuka di dalam surat pengantar proposal pun haruslah sopan dan simpatik, serta juga menyiratkan isi dari proposal yang dikirimkan.

Contoh:

Dengan hormat.

Melalui surat ini, kami dari Konsorsium Mahasiswa Ekonomi Jakarta ingin memberitahukan bahwa kami akan mengadakan acara Training of Trainer dalam rangka Pengembangan Pengetahuan Ekonomi Mahasiswa.

Penjelasan waktu dan tempat

Meskipun di dalam proposal yang dilampirkan telah dijelaskan waktu dan tempat acara yang akan diadakan tersebut, namun akan lebih baik jika hal itu juga disebutkan di dalam surat pengantar.

Contoh:

Acara Training of Trainer Pengembangan Pengetahuan Ekonomi Konsorsium Mahasiswa Ekonomi Jakarta ini insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari / tanggal: Senin / 28 Januari 2008
Waktu: Pukul 08.00 pagi sampai selesai
Tempat: Kampus Fakultas Ekonomi UNB, Jln. Sriwijaya No. 33 Jakarta

Isi surat

Karena maksud dari pengiriman proposal tersebut adalah untuk meminta bantuan dana, maka gunakan tujuan tersebut sebagai isi atau inti dari penulisan surat pengantar itu.

Tentu saja di sini tidak perlu diuraikan secara panjang lebar mengenai tujuan dari permintaan bantuan dana itu, karena hal tersebut telah dijelaskan di dalam proposal. Cukuplah sebutkan hal itu secara tersirat saja.

Contoh:

Berkenaan dengan acara tersebut, maka melalui surat ini pula kami mengajukan permohonan bantuan dana demi suksesnya acara tersebut.

Penutup

Gunakan kata penutup yang sopan, simpatik, agar si pembaca surat mendapatkan kesan yang positif. Bagian ini akan menjadi pamungkas isi surat.

Contoh:

Demikian surat permohonan bantuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan banyak terima kasih.

Tempat pembuatan surat

Jangan lupa untuk mencantumkan nama tempat pembuatan surat agar si penerima surat itu tahu dari mana surat itu berasal. Penyebutan nama tempat pada surat ini cukup menggunakan nama kota saja, yang disertai dengan waktu pembuatan surat.

Contoh:

Jakarta, 2 Januari 2007

Identitas pengirim surat

Pencantuman identitas pengirim surat ini menggunakan cara yang tak jauh beda dengan pencantuman identitas pembuat proposal di atas, yaitu mencantumkan kepanitiaan, nama ketua serta nama lain yang dianggap relevan.

Contoh:

Pengurus Harian
Komunitas Praktisi Pendidikan
(KPP) Jakarta Utara 2006 / 2007

Ketua Umum,        
M. Ahmad Ja’far   

Catatan tambahan:

Mengenai bentuk proposal, kebanyakan proposal dibuat di kertas ukuran A4 dengan diketik komputer secara rapi dan bersih. Agar nyaman saat dibaca, gunakan huruf atau font yang standar atau yang mudah dibaca (biasanya Times New Roman), serta menggunakan ukuran yang juga standar (biasanya 12 pt).

Kebanyakan proposal (khususnya yang membutuhkan beberapa lembar kertas untuk penyampaiannya) dijilid secara rapi serta diberi sampul plastik agar tidak mudah kotor serta agar memberi kesan penampilan yang lebih indah. Namun, untuk proposal yang tidak terlalu tebal (misalnya hanya sebanyak empat atau lima lembar) bisa dilipat dan dimasukkan ke dalam amplop tanpa harus dijilid.

Selain itu, ada pula proposal-proposal yang dibuat secara luks atau eksklusif. Proposal jenis ini biasanya dicetak dengan menggunakan mesin offset, sehingga dapat dibuat amat menarik dengan sampul berwarna dan biasanya dijilid dengan spiral. Untuk jenis proposal semacam ini biasanya adalah jenis proposal yang memang dicetak dalam jumlah banyak serta untuk acara yang berskala besar (tingkat nasional).

Kalau kita hanya membuat proposal untuk acara-acara tingkat lokal atau tidak terlalu besar dan hanya mencetak proposal dalam jumlah yang terbatas, maka sebaiknya gunakan saja bentuk proposal yang biasa, yakni menggunakan kertas biasa yang diketik dan di-print dengan komputer. Itu sudah cukup asalkan tampilan dan isinya rapi serta bersih.

Tersedia paket e-book BIBLIOTIKA. 
Untuk mendapatkan, klik di sini.