Panduan Lengkap Menyusun Proposal (3)

Panduan Lengkap Menyusun Proposal (3)

BIBLIOTIKA - Artikel ini lanjutan artikel sebelumnya (Panduan Lengkap Menyusun Proposal 2). Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik, sebaiknya bacalah artikel sebelumnya terlebih dulu.

Sedangkan berikut ini adalah contoh penulisan kepanitiaan dalam proposal yang dilampirkan secara langsung dalam satu bab di dalam proposal itu:

SUSUNAN KEPENGURUSAN
Training  of Trainer
Pengembangan Pengetahuan Ekonomi Mahasiswa
Konsorsium Mahasiswa Ekonomi Jakarta

Ketua: M. Syarif Hidayatullah
Sekretaris: Laila Isfiana
Bendahara: Nur Hidayah

Seksi-Seksi:

Seksi Perlengkapan:
Agus Setiawan
M. Khoirul Umam
Didi Herdiyanto

Seksi Konsumsi:
Dina Mariana
Taufiqurrahman
Indah Lestari Ningrum

Seksi Humas dan Pendanaan:
Fitria Nafisah
M. Furqon
M. Zurqoni

Seksi Acara:
Lulu’ Innisa’
Malik Alauddin
Indra Gunawan

Seksi Dekorasi dan Dokumentasi:
M. Musta’in
M. Fauzan
Nashruddin

Estimasi dana kegiatan

Bagian ini adalah penjelasan mengenai jumlah dana yang diperlukan untuk menyelenggarakan acara tersebut. Sebagaimana dalam penyebutan susunan kepanitiaan, penyebutan estimasi dana ini juga dapat disampaikan secara langsung dalam satu bab proposal atau dilampirkan secara terpisah di halaman lampiran.

Bagian-bagian yang disebutkan di atas itu tentu saja tidak harus tepat sama seperti itu dalam penyusunan sebuah proposal. Dalam arti, kita dapat saja melakukan improvisasi atau membuat proposal yang berbeda dari yang telah dicontohkan di atas. Semuanya tetap saja kembali pada kebutuhan organisasi pengirim proposal atau pada kebijakan yang telah ditentukan oleh pihak yang akan menerima proposal itu.

Nah, agar sebuah proposal memberikan kesan yang lebih sopan dan simpatik bagi si penerima proposal tersebut, maka alangkah lebih baiknya kalau proposal tersebut juga dilampiri dengan sebuah surat pengantar.

Pengiriman surat pengantar yang dilampirkan dalam proposal tentu saja tidak diwajibkan, namun ini akan menjadikan sebuah proposal menjadi lebih sopan. Nah, penulisan surat pengantar ini tak jauh beda dengan cara penulisan surat-surat pengantar lain yang ditujukan untuk keperluan lain. Hanya saja, agar lebih berkesan profesional, maka penulisan surat pengantar untuk proposal ini akan lebih bagus kalau menggunakan kop organisasi, tanggal dan nomor surat, serta pencantuman hal-hal lainnya yang relevan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasannya:

Bagian-bagian surat pengantar proposal

Secara umum, sebuah surat pengantar memiliki beberapa hal agar mengesankan surat yang profesional. Ini tidak jauh beda dengan sebuah surat bisnis. Apabila surat tersebut tidak mencerminkan profesionalitas, maka si penerima surat juga tidak akan terlalu mengabaikan isi surat tersebut.

Berikut ini adalah bagian-bagian surat yang perlu ada dalam surat pengantar proposal agar terkesan lebih profesional.

Kop surat

Sebagaimana di dalam halaman proposal, kop surat ini adalah pencantuman nama organisasi atau lembaga pengirim surat dan proposal tersebut, lengkap dengan alamat serta nomor telepon atau sarana lain yang dapat dihubungi.

Contoh:

Panitia Pelaksana Training of Trainer
Pengembangan Pengetahuan Ekonomi Mahasiswa
Konsorsium Mahasiswa Ekonomi Jakarta
Sekretariat: Jln. Sriwijaya No. 33 Jakarta 10000

Nomor surat

Surat yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga, organisasi ataupun suatu perkumpulan yang dikelola secara profesional biasanya memiliki nomor surat. Nomor surat ini bertujuan untuk keperluan arsip dari organisasi bersangkutan.

Contoh:

Nomor: 17/P.TOT/01/2007

Cara membaca nomor surat:

Angka 17 yang tercantum pada nomor surat di atas adalah nomor dari surat tersebut, dalam arti bahwa surat itu adalah surat ketujuh belas yang telah dibuat atau dikeluarkan oleh organisasi itu dalam satu tahun berjalan. Penggunaan nomor itu tentu saja tergantung pada kebijakan organisasi bersangkutan; bisa dihitung dalam waktu satu tahun, satu semester, atau bahkan beberapa tahun.

Huruf P.TOT di dalam baris nomor surat di atas adalah singkatan dari kepanitian acara yang dilangsungkan, yang mana acara tersebut dituangkan dalam proposal. Dalam hal ini acaranya adalah Tarining of Trainer. Maka huruf P.TOT tersebut merupakan singkatan dari ‘Panitia Training of Trainer’. Penggunaan huruf singkatan itu juga tergantung pada kebijaksanaan dari organisasi bersangkutan yang membuat surat serta proposal yang dikirimkan tersebut.

Angka 01 pada deretan nomor surat di atas menunjukkan waktu (biasanya bulan) surat tersebut dibuat. Dalam contoh di atas, angka 01 menunjukkan bahwa surat itu dibuat pada bulan Januari.

Angka 2007 pada contoh nomor di atas menunjukan tahun dari surat tersebut dibuat, yaitu tahun 2007.

Masing-masing dari tanda-tanda di atas itu (nomor surat, pengirim dan waktu pembuatan surat) dapat ditandai dengan dipisahkan oleh sebuah strip (/) sebagaimana contoh di atas, atau bisa pula dengan menggunakan tanda minus (-). Sekali lagi, itu tergantung pada kebijakan dari masing-masing lembaga atau organisasi yang membuat surat tersebut.

Baca lanjutannya: Panduan Lengkap Menyusun Proposal (4)

Tersedia paket e-book BIBLIOTIKA. 
Untuk mendapatkan, klik di sini.