Tips Santun Menggunakan Voice Mail

Tips Santun Menggunakan Voice Mail

BIBLIOTIKA - Voice mail barangkali tidak terlalu populer dan mungkin pula jarang digunakan oleh para pengguna ponsel, khususnya masyarakat kebanyakan. Tetapi, sesuatu yang ‘tidak populer’ ini terkadang mengganggu jika orang menggunakannya secara tidak benar, atau tidak santun.

Voice mail adalah layanan kotak suara yang diberikan operator kepada setiap pelanggannya. Dengan voice mail ini, Anda dapat menyimpan suara Anda ke dalam sebuah kotak suara, yang nantinya akan diperdengarkan kepada setiap orang yang menelepon Anda, apabila ponsel Anda dalam keadaan mati atau tidak aktif.

Dengan layanan voice mail ini pula, orang yang menghubungi Anda akan dapat meninggalkan pesan mereka yang nantinya dapat Anda dengarkan jika Anda mengaktifkan ponsel Anda kembali. Anda akan dihubungi oleh operator (biasanya melalui SMS) apabila Anda memiliki pesan di dalam kotak suara.

Umpamanya seperti ini. Anda akan mematikan ponsel selama beberapa jam ke depan. Sementara itu, Anda perlu memberitahu orang-orang yang mungkin akan menelepon Anda bahwa ponsel Anda akan aktif kembali pada jam dua siang nanti.

Untuk keperluan itu, Anda pun bisa menggunakan layanan voice mail melalui ponsel Anda. Anda masuk ke dalam voice mail, lalu menyimpan (merekam) suara Anda di sana yang berisi pemberitahuan bahwa saat ini ponsel Anda sedang tidak aktif, dan nanti akan aktif kembali pada jam tertentu.

Nah, begitu suara Anda tersimpan di dalam voice mail, maka nantinya siapapun yang menelepon Anda akan terhubung dengan voice mail dan akan langsung mendengarkan suara Anda, meskipun waktu itu ponsel Anda dalam keadaan mati. Yang menjadi masalah, kebanyakan orang seringkali tidak bisa membedakan antara suara asli dengan suara yang terekam di dalam voice mail. Karenanya, jika persoalan voice mail yang ‘sepele’ ini tidak dilakukan secara santun, orang akan bisa jengkel dibuatnya.

Agar pembahasan ini tidak bertele-tele, langsung saja berikut ini beberapa tips yang bisa Anda perhatikan apabila memang ingin atau sudah biasa menggunakan layanan voice mail.

Gunakan cara menyapa yang tidak menjebak

Hindari penggunaan cara sapaan yang biasa ketika Anda menyimpan suara di dalam voice mail. Sapaan semacam “Halo…” akan menjebak sekaligus ‘menjerumuskan’ orang yang menghubungi Anda karena dia tidak akan langsung paham kalau terhubung ke voice mail. Begitu pula sapaan yang berupa pertanyaan, semisal, “Siapa ini…?”

Sebagaimana yang telah dinyatakan di atas, kebanyakan orang tidak bisa membedakan antara suara yang asli dengan suara yang tersimpan di dalam voice mail. Karenanya, ketika Anda menggunakan cara sapaan seperti yang dicontohkan di atas, maka orang yang mendengarnya pun akan ‘tertipu’ dan tanpa sadar akan menjawab sapaan itu. Akibatnya, orang itu bisa saja jengkel ketika kemudian menyadari bahwa ternyata dia hanya sedang berbicara dengan mesin.

Karenanya, lebih baik gunakan cara sapaan yang jelas dan tidak menjebak. Lebih dari itu, hindari untuk berpanjang-lebar ketika menyimpan suara di voice mail karena itu akan menyedot banyak pulsa si penelepon. Langsung saja ke pokok atau intinya. Misalnya, “Maaf, saat ini ponsel saya sedang tidak aktif. Anda bisa menghubungi lagi nanti pada jam dua siang, atau bisa pula meninggalkan pesan. Terima kasih.”

Lakukan pengecekan atas kotak suara

Kalau memang Anda telah menggunakan layanan voice mail, jangan malas mengecek kotak suara Anda untuk menyimak pesan-pesan yang telah masuk. Seperti yang telah disinggung di atas, operator akan menghubungi Anda apabila ada pesan yang telah masuk ke dalam kotak suara Anda. Tetapi Anda tidak bisa seratus persen mengandalkan operator dalam hal ini, karena ada kalanya operator tidak mengirimkan pesan tersebut meski kenyataannya ada pesan di kotak suara Anda.

Karenanya, setelah Anda menghidupkan atau mengaktifkan ponsel Anda kembali setelah sebelumnya mengaktifkan voice mail, lakukanlah pengecekan segera atas kotak suara Anda agar Anda segera tahu pesan-pesan dari siapa saja yang telah masuk.

Lebih dari itu, orang tidak akan repot-repot meninggalkan pesan ke dalam kotak suara apabila memang tidak penting sekali. Karenanya, seringkali semua pesan yang tersimpan di dalam kotak suara adalah pesan-pesan penting yang memang harus Anda dengarkan segera.

Jangan lupa nomor password

Setiap kotak suara untuk setiap nomor ponsel dilengkapi dengan password atau nomor PIN untuk menjaga keamanannya sekaligus untuk memproteksinya dari kemungkinan diakses oleh orang lain. Karena, berbeda dengan SMS yang secara otomatis masuk ke dalam ponsel ketika dikirimkan, pesan dalam bentuk suara tersimpan di dalam ‘kotak virtual’ yang dapat diakses oleh siapa saja, bahkan dari nomor telepon rumah (PSTN). Untuk itulah kemudian kotak suara ini ‘dipagari’ dengan password.

Karenanya pula, kalau Anda memang menggunakan voice mail, jangan lupa password yang Anda miliki untuk dapat mengaksesnya. 

Terakhir, kalau kebetulan Anda kehabisan pulsa untuk dapat mengakses kotak suara di ponsel, Anda bisa mengaksesnya melalui telepon rumah atau melalui ponsel lain. Syaratnya sama saja dengan yang di atas, yakni dengan memasukkan password atau nomor PIN milik Anda.

Tersedia banyak e-book bermanfaat yang bisa Anda miliki
Baca penjelasannya di sini.