Panduan Pengelolaan Arsip Surat Bisnis

arsip surat bisnis

BIBLIOTIKA - Secara bahasa, kata ‘arsip’ merujuk pada bahasa Yunani (greck), yaitu archium, yang memiliki arti ‘peti untuk menyimpan sesuatu’. Pada awalnya, pengertian ‘arsip’ tersebut memang memiliki arti sebagai ‘tempat’ atau ‘gudang tempat penyimpanan arsipnya’. Tetapi pada perkembangan selanjutnya, orang lebih cenderung untuk menyebut ‘arsip’ sebagai ‘warkat’ atau suratnya itu sendiri.

Schollenberg menggunakan istilah ‘archives’ (dalam bahasa Inggris) sebagai ‘kumpulan warkat’, sementara ‘archives institution’ sebagai ‘gudang arsip’ atau ‘lembaga kearsipan’.

Sementara di dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum atau bundel yang memiliki arti ‘tali’ atau ‘benang’. Memang pada jaman dulu tali atau benang inilah yang dijadikan sebagai alat untuk mengikat kumpulan surat atau warkat.

Beberapa definisi arsip menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi adalah sebagai berikut:
  1. Tempat penyimpanan literatur yang terbuat dari bahan-bahan tertulis.
  2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan.
  3. Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri.

Selain itu, menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, pengertian arsip adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979, arsip adalah:
  1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan.
  2. Gudang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
  3. Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Sementara itu, menurut Lembaga Administrasi Negara atau LAN, arsip adalah segala kertas, buku, naskah, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Asas kearsipan

Di dalam dunia usaha atau bisnis, asas kearsipan yang digunakan biasanya adalah asas sentralisasi atau pemusatan.

Asas sentralisasi ialah penyelenggaraan kearsipan yang dipusatkan pada satu unit tertentu menurut asas ini. Jadi dalam suatu organisasi hanya ada satu bagian yang melaksanakan pengurusan kearsipan, yaitu bagian kearsipan. Dengan kata lain, semua pekerjaan menyangkut arsip dan kearsipan dipusatkan pada bagian kearsipan. Sementara bagian-bagian yang lain yang ada dalam organisasi atau perusahaan tersebut tidak melaksanakan pekerjaan kearsipan.

Dalam tata pelaksanaannya, apabila bagian-bagian tersebut memerlukan suatu arsip, maka harus menghubungi bagian arsip untuk meminjam arsip yang dibutuhkan dan bila tidak digunakan lagi, maka arsip tersebut diserahkan kembali kepada bagian arsip tadi.

Penyelenggaraan arsip secara sentralisasi ini dimaksudkan agar semua surat yang masuk dan surat yang keluar dalam suatu organisasi atau perushaan menjadi lebih teratur karena hanya melalui satu pintu, yaitu bagian arsip tersebut.

Penyelenggaraan arsip secara sentralisasi ini sangat cocok untuk organisasi atau perusahaan yang masih sederhana dan masih kecil yang tata kerja dan urusan bisnisnya belum terlalu kompleks atau rumit.

Asas sentralisasi dapat dijalankan dengan baik apabila masing-masing unit di dalam perusahaan letaknya tak terlalu jauh atau berdekatan, sehingga unit kearsipan dapat melayani seluruh bagian yang ada dalam organisasi atau perusahaan tersebut.

Keuntungan dari penyelenggaraan kearsipan secara sentralisasi ini antara lain:

Pengawasan dan penyelenggaraan kearsipan akan menjadi lebih efektif karena tanggung jawab dipusatkan pada satu pihak. Sedangkan pengawasan tersendiri lebih memungkinkan pada tiap bagian atau unit kantor.

Mudah mengembangkan keahlian dan kecakapan pegawai arsip dalam bekerja, karena mereka merupakan tenaga-tenaga kerja pilihan yang terdiri dari orang yang ahli atau yang mengerti seluk-beluk kearsipan.

Keseragaman dalam perlengkapan dan prosedur kerja kearsipan menjadi lebih terjamin.

Kekeliruan dan kesamaan dalam penyelenggaraan arsip akan dapat dihilangkan atau setidaknya diminimalisir, karena hanya ada satu salinan, yaitu pada bagian arsip pusat.

Penghematan dalam segi biaya, perlengkapan, pemakaian ruang dan tenaga pegawai.

Surat-surat yang bermasalah sama akan terdapat hanya pada satu tempat, sehingga akan lebih efektif untuk ditangani.

Lebih cocok dipakai untuk organisasi yang sederhana atau kecil, yang urusan bisnisnya belum begitu kompleks atau terlalu rumit.

Syarat-syarat kearsipan

Berikut ini adalah syarat-syarat menyangkut arsip:
  1. Merupakan kumpulan surat atau warkat.
  2. Disimpan menurut sistem tertentu.
  3. Memiliki manfaat atau kegunaan.
  4. Apabila dibutuhkan bisa cepat dan tepat ditemukan.

Tersedia banyak e-book bermanfaat yang bisa Anda miliki
Baca penjelasannya di sini.