Mengenal Bagian dan Bentuk Surat Niaga

surat niaga

BIBLIOTIKA - Masing-masing surat yang dikeluarkan dan ditujukan untuk suatu person tertentu akan memiliki bentuk dan isi yang berbeda, tergantung siapa yang mengirim dan kemana akan ditujukan, serta bagaimana isi suratnya. Namun, secara umum, surat-surat yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha, perusahaan atau organisasi akan memiliki bagian dalam surat berikut ini.

Bagian-bagian surat niaga:

a) Kepala surat atau kop
b) Tanggal surat
c) Nomor surat

Contoh nomor surat:

Nomor: 44/PB/02/2008

Penjelasan tentang cara membaca nomor surat:

Angka 44 di dalam nomor surat di atas adalah nomor surat yang telah dikeluarkan oleh sebuah instansi, kantor, organisasi atau suatu perusahaan / badan usaha.

Huruf PB di dalam nomor surat di atas adalah singkatan dari tujuan surat tersebut ditulis dan dikirimkan. Misalnya, surat ‘Permintaan Barang’ bisa disingkat menjadi PB, ‘Surat Keputusan’ bisa disingkat menjadi SK dan lain-lainnya.

Menyangkut penyingkatan ini, tidak ada aturan baku yang digunakan, dalam arti masing-masing organisasi, kantor atau perusahaan memiliki kebijakan sendiri-sendiri menyangkut bagaimana cara menyingkat suatu keperluan di dalam suatu nomor surat.

Angka 02 di dalam nomor surat di atas adalah angka yang menunjuk bulan dikeluarkannya surat tersebut. Angka 02 menunjukkan bulan kedua dalam satu tahun, atau bulan Februari.

Angka 2008 di dalam nomor surat di atas adalah tahun dikeluarkannya surat tersebut. Angka 2008 menunjukkan kalau surat tersebut dikeluarkan pada tahun 2008.

Cara penulisan nomor surat memang tidak memiliki aturan yang baku, karena setiap perusahaan atau organisasi memiliki cara penulisan nomor surat sendiri-sendiri yang diberlakukan bagi organisasinya, sedangkan contoh nomor surat di atas adalah contoh surat yang biasa digunakan oleh banyak organisasi atau perusahaan.

d) Alamat yang dituju
e) Perihal atau hal
f) Lampiran
g) Salam pembuka

Contoh salam pembuka:

Dengan hormat.

Surat yang Anda kirimkan pada tanggal 4 September 2003 beserta contoh barangnya telah kami terima dengan senang hati, dan kami telah mempelajari barang yang Anda kirimkan tersebut.

h) Alinea pembuka

Contoh alinea pembuka:

Setelah kami coba, ternyata kualitas parfum merek Intimate yang Anda kirimkan sebagai sampel tersebut memiliki kualitas dan aroma keharuman yang cukup baik, yang kami yakin akan disukai oleh para pelanggan kami. Harganya juga bisa dikatakan lebih murah dibanding harga parfum-parfum lain sejenisnya, sehingga akan mampu menarik konsumen kami untuk memilih parfum produksi Anda tersebut. Oleh sebab itu, untuk pesanan percobaan, kami harap Anda mengirimkan 5 (lima) boks parfum merek Intimate tersebut.

i) Isi surat

Contoh isi surat:

Sesuai dengan surat penawaran Anda, semua biaya pengepakan dan pengirimannya menjadi tanggungan Anda. Sedangkan rabat atau diskonnya yang sejumlah sepuluh persen akan kami ambil langsung dari jumlah pembelian yang kami bayarkan, yang akan kami kirimkan melalui perantaraan bank.

j) Alinea penutup

Contoh alinea penutup:

Sambil menunggu kiriman barang tersebut dari Anda, kami mengucapkan banyak terima kasih.

k) Salam Penutup
l) Nama perusahaan
m) Nama terang pengirim surat
n) Jabatan
o) Tembusan
p) Inisial

Contoh inisal dalam surat niaga:

DS/PB

Cara membaca inisial dalam surat niaga:

DS di dalam contoh inisial surat di atas diambil dari nama orang yang menandatangani surat tersebut, dalam hal ini ‘Dani Sarwoto’. Karenanya, apabila namanya lain, maka singkatan atau inisialnya pun menjadi lain. Misalnya, Indah Pratiwi akan menjadi IW, Laura Angel akan menjadi LA, dan lain-lain.

PB di dalam contoh inisial surat di atas diambil dari jabatan orang yang menadantangani surat tersebut, dalam hal ini (Manajer) Pengadaan Barang. Tentu saja jabatan yang lain akan melahirkan singkatan atau inisial yang lain.

Tujuan dari inisial dalam surat lebih ditujukan kepada bagian arsip perusahaan agar dapat memilah-milah mana-mana saja surat yang dikeluarkan oleh bagian tertentu dalam perusahaan itu, sekaligus siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

Bagian-bagian surat dinas

Sedangkan bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut:
  1. Kepala surat atau kop
  2. Tanggal surat
  3. Nomor surat
  4. Lampiran
  5. Perihal atau hal
  6. Alamat yang dituju
  7. Aliea pembuka
  8. Isi surat
  9. Alinea penutup
  10. Pejabat penandatangan
  11. Nama terang
  12. NIP (Nomor Induk Pegawai)
  13. Tembusan

Catatan:

Secara garis besar, isi bagan surat dinas tak jauh berbeda dengan surat bisnis atau usaha.

Tersedia banyak e-book bermanfaat yang bisa Anda miliki
Baca penjelasannya di sini.