Mengenal Arti, Fungsi, dan Bagian-bagian Surat

surat niaga

BIBLIOTIKA - Sebagaimana yang telah dijelaskan dalam artikel sebelumnya (Mengenal Bagian dan Bentuk Surat Niaga), sebuah surat memiliki bagian-bagiannya sendiri, dan bagian-bagian tersebut memiliki arti atau makna sekaligus fungsi yang memang ditujukan untuk kelancaran dalam urusan surat-menyurat, lebih khususnya lagi untuk memudahkan bagian arsip perusahaan dalam melakukan dokumentasi dan pengarsipan surat.

Berikut ini adalah arti dan fungsi dari penulisan bagian-bagian surat tersebut:

Kepala surat (kop)

Setiap organisasi, kantor atau badan usaha/perusahaan selalu akan mencantumkan kepala surat atau kop ini dalam setiap surat yang dikeluarkan. Fungsinya adalah sebagai berikut:

Untuk mengetahui nama dan alamat dari suatu instansi atau perusahaan/organisasi usaha tertentu.

Sebagai sebuah identitas dari suatu perusahaan atau organisasi atau badan usaha tertentu.

Sebagai lambang suatu perusahaan atau organisasi atau badan usaha tertentu.

Sebagai alat/bagian promosi suatu perusahaan atau organisasi atau badan usaha tertentu.

Menyangkut kop atau kepala surat ini, maka bagian selengkapnya adalah sebagai berikut:
  1. Nama instansi/perusahaan/organisasi.
  2. Alamat lengkap dari instansi/perusahaan/organisasi.
  3. Nomor telepon, faksimili, Po. Box atau Tromol Pos instansi/perusahaan/organisasi.
  4. Alamat kawat instansi/perusahaan/organisasi (bila ada).
  5. Nama kantor cabang instansi/perusahaan/organisasi (bila ada).
  6. Nama banker atau bank yang digunakan oleh instansi/perusahaan/organisasi.
  7. Jenis aktivitas atau usaha instansi/perusahaan/organisasi.
  8. Lambang atau simbol instansi/perusahaan/organisasi (bila ada).

Tanggal surat

Secara umum, tanggal surat memiliki fungsi untuk memberitahukan tentang kapan waktu surat tersebut ditulis atau dikeluarkan oleh sebuah instansi/perusahaan/organisasi. Cara yang benar dalam menulis tanggal surat adalah sebagai berikut:
  1. Apabila memakai kepala surat atau kop, maka penulisan tanggal surat tidak boleh memakai kata.
  2. Tanggal surat ditulis dengan penuh dan tidak boleh disingkat.
  3. Penulisan nama bulan tidak boleh menggunakan angka Arab atau Romawi.

Sedangkan fungsi tanggal surat secara khusus adalah untuk:

Mempermudah dalam mencari surat tersebut apabila sewaktu-waktu dibutuhkan atau diperlukan kembali.

Mempermudah dalam penunjukan untuk keperluan membalas surat-surat tertentu.

Mempermudah penyimpanan bagi petugas kearsipan (filing) dalam instansi/perusahaan/organisasi.

Mengetahui jumlah surat yang telah dibuat atau dikirimkan dari instansi/perusahaan/organisasi.

Mempermudah dalam mengagendakannya.

Lampiran

Berikut ini adalah cara yang benar dalam menuliskan lampiran dalam sebuah surat:

Lampiran ditulis di bagian sebelah kiri atas di bawah nomor surat, atau di bagian bawah sebelah kiri.

Jumlah lampiran menggunakan sebutan lembar, helai, bundel atau berkas, atau disebutkan secara satu persatu hal yang dilampirkan.

Tersedia banyak e-book bermanfaat yang bisa Anda miliki
Baca penjelasannya di sini.