Mengenal Arsip, dan Tujuan Pengelolaan Kearsipan

arsip surat

BIBLIOTIKA - Meski terkesan sepele, ternyata sistem pengarsipan memiliki berbagai tujuan penting, khususnya dalam bidang bisnis. Artikel berikut ini akan membahas jenis-jenis arsip, sifat-sifat arsip, fungsi dan nilai guna arsip, hingga pengertian dan tujuan pengelolaan kearsipan.

Jenis-jenis arsip

Dari segi bentuknya, maka jenis arsip dapat dibedakan dalam beberapa golongan, sebagai berikut:

Arsip yang bentuknya berupa lembaran, semisal surat, sertifikat, kwitansi, dan lain-lain semacamnya.

Arsip yang bentuknya tidak berwujud lembaran, semisal disket, CD, kaset, mikrofilm, dan lain-lain semacamnya.

Dari segi bidangnya, arsip dibedakan dalam beberapa golongan sebagai berikut:
  1. Financial record, yaitu arsip yang berisi catatan yang berhubungan dengan masalah keuangan.
  2. Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan barang-barang inventaris.
  3. Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah penjualan.
  4. Production record, yaitu arsip yang berisi catatan-catatan masalah produksi.

Dari segi pemiliknya, arsip digolongkan menjadi dua bagian, yaitu arsip lembaga pemerintahan dan arsip instansi pemerintah / swasta.

Arsip lembaga pemerintahan contohnya adalah arsip nasional Republik Indonesia, atau arsip nasional di tiap-tiap ibu kota daerah Tingkat I atau propinsi.

Sedangkan arsip instansi pemerintah / swasta dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

Arsip primer dan sekunder:
  1. Arsip primer atau arsip aslinya.
  2. Arsip sekunder atau arsip yang berupa salinan, copy, atau tindasan.

Arsip sentral dan arsip unit:
  1. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip.
  2. Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya disebarkan pada setiap bagian dalam organisasi.

Sifat arsip

Dari segi sifatnya, arsip digolongkan dalam beberapa bagian seperti berikut ini:
  1. Arsip biasa.
  2. Arsip penting, atau arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang.
  3. Arsip yang tidak penting, yaitu arsip yang nilai kegunaannya hanya bersifat sementara.
  4. Arsip sangat penting, yaitu arsip yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk waktu yang lama.
  5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi.

Dari segi fungsinya, arsip digolongkan dalam beberapa bagian sebagai berikut:

Arsip dinamis

Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan suatu bisnis. Arsip dinamis ini dibagi menjadi tiga tingkat:
  1. Arsip aktif, yaitu arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi sehari-sehari.
  2. Arsip semi aktif, yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.
  3. Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang dipergunakan dalam kegiatan administrasi.

Arsip statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan tugas pokok sehari-hari.

Fungsi arsip

Di dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 2 dinyatakan bahwa fungsi arsip dibedakan menjadi dua, yaitu; arsip dinamis dan arsip statis.

Sedangkan fungsi arsip secara umum adalah:
  1. Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau sebuah organisasi.
  2. Sebagai sumber informasi.
  3. Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.
  4. Dapat menggambarkan kejadian-kejadian di masa lalu.
  5. Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan.
  6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

Nilai guna arsip

Setidaknya ada empat nilai guna dari arsip, yaitu:
  1. Nilai penerangan.
  2. Nilai yuridis.
  3. Nilai historis.
  4. Nilai ilmiah.

Menurut arsip nasional Republik Indonesia, nilai kegunaan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

Nilai guna primer, yang berarti bahwa arsip bernilai guna bagi instansi atau individu yang menciptakan arsip tersebut.

Nilai guna sekunder, yang berarti arsip tersebut bernilai guna di luar instansi atau individu yang menciptakan arsip tersebut.

Pengertian kearsipan

Secara umum, pengertian kearsipan adalah segala rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat hingga penyingkiran atau pemusnahannya.

Ruang lingkup kearsipan meliputi beberapa hal sebagai berikut:
  1. Penciptaan dan penerimaan warkat.
  2. Pengumpulan dan pengaturan warkat.
  3. Pengendalian warkat.
  4. Pemeliharaan dan perawatan.
  5. Penyimpanan arsip
  6. Pemusnahan arsip.

Tujuan pengelolaan kearsipan

Secara umum, setidaknya ada tujuh tujuan dari pengumpulan dan pengelolaan arsip, yaitu:
  1. Agar arsip terpelihara dengan baik dan teratur serta aman.
  2. Agar mudah memperoleh kembali arsip-arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
  3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang diperlukan.
  4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
  5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
  6. Untuk memelihara kelestarian arsip.
  7. Untuk menyelamatkan pertanggungjawaban (LPJ) menyangkut perencanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan perusahaan.

Tersedia banyak e-book bermanfaat yang bisa Anda miliki
Baca penjelasannya di sini.